別ファイルにあるデータを参照
ポイント
- 検索対象とするセル範囲として、開いている別ファイルのブックデータを指定するには、次の書式
[ブック名] シート名 ! セル範囲で指定する。ここで、「ブック名」はExcelファイル名から拡張子
xlsを省いたものである。 - 一方、検索対象とするセル範囲として、開いていない別ファイルのブックデータを指定するには、次の書式
で指定する。 絶対ファイルパスとは、コンピュータ内の厳格なファイル位置を指定しているものである。絶対ファイルパス[ブック名] シート名 ! セル範囲たとえば、Windowsユーザ
taroのマイドキュメント内にあるフォルダ Excelにあるブックファイルlinkdata.xls内のシートMySheetにあるセル範囲として検索するためには、'C:¥Documents and Settings¥taro¥My Documents¥Excel[linkdata]!MySheet'というようにファイルパスを加えて記述する。 Macintoshユーザなら、
'/Macintosh HD/Users/mizutani/Documents/Excel[linkdata]!MySheet'となる。 いずれもシートの指定までを引用記号
'で挟んでいることに注意。
利用する関数と機能
| 関数名 | 記述 | 意味 |
|---|---|---|
| VLOOKUP | VLOOKUP(検索値, 範囲*, 列番号, [検索の型]*)
| 指定された"範囲"の左端の列で"検索値"を検索し、"範囲"内の対応するセルの値を返す。 |
*）別ブックにあるセル範囲を指定する場合には、上述のようにセル範囲を指定する。
ここで利用する表データ：参照先としてroster.xls（セルを区切り文字で分割で作成して保存したもの）、参照元として result.xls
課題
- 2つのExcelデータを開いておく。 roster.xlsには、学生番号、性別、姓と名からなる名簿データが与えられている。 result.xlsには、学生番号ごとの国語・英語・数学・理科・社会の5科目の結果が与えられている。 学生ごとの合計を求めるのは容易。
- 参照元
result.xlsから名簿データが格納されている別ブックroster.xlsの内容を検索して、クラス、性別、氏名（姓と名を連接）フィールドを完成する。
研究
- 複数のユーザーが、ネットワークによって、Excelブックファイルを他のユーザーと共有し、共同してデータ操作できるようにするにはどうすればよいか。
- [ツール][ブックの共有]で共有ブックの設定を行う。
- ネットワーク上の共有ブックの保存場所にアクセスでき、共有ブックの読み書き権限を持っているユーザーであれば、共有ブックに変更を加えることができる。
- ブックを共有すると、変更履歴がオンになる。 変更履歴では、共有ブックに加えられた変更や、競合する変更の処理結果などの情報を確認できます。変更履歴を保存するように設定した共有ブックのコピーを複数作成し、変更後にそれらを 1 つのファイルに結合することができる。
